Information / Clarification

Hôtel de ville / Town hall

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Depuis plus de deux décénies, les élus du passé ainsi que l'administration et grand nombre de résidents savaient que la construction d'un nouvel hôtel de ville était nécessaire. 


Au mois de novembre 2015, une session d'information sur le sujet a eu lieu au centre communautaire. La présentation eu pour but d'expliquer aux résidents l'état actuel des lieux (non conformité aux normes de construction d'un bâtiment public), le projet comme tel et le côté financier (dont la subvention provincial pour le volet communautaire du bâtiment).

https://www.ville.saint-lazare.qc.ca/communiques-2015


La construction fut planifiée, non pour les besoins présents, mais bien pour les besoins anticipés des décénies à venir, basés sur les rapports d'experts. Donc, le conseil (de façon unanime) a eu le leadership et le courage d'approuver la construction d'un bâtiment en considérant une augmentation des services allant jusqu'à 30% (voir la section PMAD ci-dessous).


Côté financier: 


La dépense maximale autorisée est de 10,369,000$:

https://ville.saint-lazare.qc.ca/doc/reglements/pdf/966.pdf


Le règlement d'emprunt d'un maximum 9,369,000$:

https://ville.saint-lazare.qc.ca/doc/reglements/pdf/966.pdf


Un montant total de 1,000,000$ est pris de l'excédent de fonctionnement:

https://ville.saint-lazare.qc.ca/doc/reglements/pdf/966.pdf


Une contribution provinciale pouvant atteindre 1,146,968$:

http://ville.saint-lazare.qc.ca/uploads/86/62/866252fb19cd769681b4c2628cbcd748/PTI_2017-2018-2019_Final.pdf


La résolution 07-295-16 accordant un contrat de 8,919,009,09$ taxes incluses pour la construction:

* à noter que la TVQ est remboursée à 100% et la TPS est remboursée à près de 50%

https://ville.saint-lazare.qc.ca/documents/ProcesVerbaux/2016/SO160705.pdf


Le coût total de construction s'élève donc à environ 9 M$ en incluant une contingence qui devrait se situer près de 4%* (à être finalisé étant donné certaines discussions en cours). De ce montant, on déduit la contribution financière provinciale d'environ 1 M$ qui devrait être attribuée. 

*une contingence de 3% est incluse dans le contrat et une résolution supplémentaire a suivi pour réserver une somme supplémentaire pour ajouter au montant de la contingence... je rajouterai cette résolution bientôt!


Des dépenses furent anticipées dans le plan triennal d'immobilisation (PTI) pour des meubles et des serveurs entre autres:

http://ville.saint-lazare.qc.ca/uploads/86/62/866252fb19cd769681b4c2628cbcd748/PTI_2017-2018-2019_Final.pdf


Certains achats et/ou travaux pouraient être considérés par le prochain conseil. Le conseil aura donc à choisir s'il prend les sommes nécessaires à partir du règlement d'emprunt 966 ou s'il préfère prendre les sommes d'une autre source de financement.


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For over two decades, previous council members, administrators and many residents have been aware of the need to build a new town hall.  


In November 2015, an information session was held at the community center. The objective of this presentation was to explain to residents the current condition of the building (non-conforming to public building construction codes), the construction plans and the financial component of the project (including a provincial subsidy for the community portion of the building). 

https://www.ville.saint-lazare.qc.ca/en/communiques-2015


The construction was planned according to anticipated growth based on expert reports rather than according to current needs. And so, the council (unanimously) had the leadership and the courage to approve the construction of a public building capable of 30% increase in services (see the PMAD section below).


Financial aspect:


Authorization to spend a maximum of 10,369,000$:

https://ville.saint-lazare.qc.ca/doc/reglements/pdf/966.pdf


The loan bylaw of a maximum of 9,369,000$:

https://ville.saint-lazare.qc.ca/doc/reglements/pdf/966.pdf


An amount of 1,000,000$ is taken from the surplus:

https://ville.saint-lazare.qc.ca/doc/reglements/pdf/966.pdf


A provincial contribution of up to 1,146,968$:

http://ville.saint-lazare.qc.ca/uploads/86/62/866252fb19cd769681b4c2628cbcd748/PTI_2017-2018-2019_Final.pdf


Resolution 07-295-16 awarding the construction contract in the amount of 8,919,009.09$ tax included:

*note that 100% of QST is reimbursed and almost 50% of GST is reimbursed

https://ville.saint-lazare.qc.ca/documents/ProcesVerbaux/2016/SO160705.pdf


The total cost of construction is about 9M$, which includes roughly a 4%* contingency (to be confirmed due to some negotiations not yet completed). From this amount, we can deduct a provincial contribution of about 1 M$ which should be assigned. 

*the contract includes a 3% contingency and a subsequent resolution adds an amount to that contingency... I will add that resolution soon!


Amounts were planned in the "Plan triennal" for furniture and servers among others:

http://ville.saint-lazare.qc.ca/uploads/86/62/866252fb19cd769681b4c2628cbcd748/PTI_2017-2018-2019_Final.pdf


Some future expenses could be considered by the future council members. They would then decide whether they take the necessary funds from the original loan bylaw 966 or maybe consider another source of financing.  


PMAD

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Le PMAD de la Communauté métropolitaine de Montréal (CMM) a pour objectif de limiter l'étalement urbain. La ville de Saint-Lazare fait partie de la CMM et par ce fait a dû se conformer au PMAD.

En savoir plus:

http://cmm.qc.ca/champs-intervention/amenagement/plans/pmad/


Ayant des craintes reliées à l'impact d'une densification imposée, la ville a travaillé sur un document argumentaire pour justifier le retrait d'une partie de son territoire quant à l'application du seuil minimal de densification. 


En 2014, Monsieur le Maire Grimaudo et moi-même avons parraîné ce dossier et avons consacré un grand nombre d'heures à collaborer avec l'urbaniste de la ville et celle de la MRC. 

https://ville.saint-lazare.qc.ca/doc/reglements/pdf/979.pdf


Les arguments présentés furent reliés au respect du potentiel d'exploitation de nos ressources en eau potable, la protection de l'aquifère, la protection de nos espaces verts et fragiles et du respect de nos héritages champêtre et équestre.


Les résultats furent, de façon globale:

L'exclusion des secteurs du centre vers l'ouest qui sont non-déservis par le réseau d'égouts et comprennent des environnements fragiles.

Et une densification urbaine restrainte à une partie de l'est de la ville. Ce qui signifie que tout projet de développement (pour le secteur est) déposé à la ville devra contribuer à atteindre le seuil minimal de densité. 


Nous pouvons donc estimer la croissance de la population et l'augmentation des services à offrir.

*des données importantes dans la planification de l'hôtel de ville.


Nous sommes la seule municipalité de la CMM à avoir une clause toute à elle dans le document de concordance. Il s'agit d'un gain substantiel!


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The objective of the Montreal Metropolitan Community's (CMM) PMAD is to limit urban sprawl. The city of Saint-Lazare is part of the CMM and has had to conform itself to the PMAD.

To know more:

http://cmm.qc.ca/champs-intervention/amenagement/plans/pmad/


Concerned with the impact of an imposed densification, the town worked on a document explaining its motives for withdrawing certain parts of its territory from the application of the minimal densification threshold. 


In 2014, Mayor Grimaudo and myself oversaw this process and contributed numerous hours working in collaboration with our urbanist and the MRC's urbanist.

https://ville.saint-lazare.qc.ca/doc/reglements/pdf/979.pdf


The main arguments presented were:

The necessity to respect the potential of our drinking water exploitation, the protection of our aquifer, the protection of green and vulnerable environments and the respect of our rural and equestrian heritages.


The general results were:

The exclusion of the sector from the center to the West that does not have sewage service and encompasses many environmentally fragile areas. 

And urban densification limited to Eastern parts of the city. Which means that all residential development projects submitted to the city for these areas in the East will need to contribute to meeting the minimal threashold set out by the PMAD. 


The city can therefor estimate the potential growth of the population and consequently the increase in services such a population growth requires.

*very important information when planning a town hall.


We are the only municipality in the CMM that has it's own clause in the concordance document. It is a substantial gain!